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Gestão de Facilities: Melhores Práticas para uma Operação Eficiente

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A Gestão de Facilities é um campo crucial para garantir que ambientes de trabalho, espaços públicos e instalações sejam mantidos de forma eficiente e funcional.

 

Ela engloba uma vasta gama de serviços e práticas que visam otimizar o funcionamento de um edifício, garantindo a segurança, a limpeza, a manutenção e o conforto dos ocupantes.

 

Neste artigo, discutiremos as melhores práticas para uma operação eficiente em Gestão de Facilities, explorando como essas práticas podem ser implementadas para maximizar a eficácia e a economia nas operações diárias.

 

 

Planejamento e Organização na Gestão de Facilities

Avaliação Inicial

A primeira etapa para uma Gestão de Facilities eficaz é a realização de uma avaliação inicial detalhada das necessidades e condições das instalações. Isso inclui:

  • Inventário de Equipamentos: Registrar todos os equipamentos e sistemas presentes nas instalações.
  • Condições Estruturais: Avaliar o estado das estruturas físicas, como paredes, pisos e telhados.
  • Necessidades de Manutenção: Identificar áreas que necessitam de manutenção imediata ou preventiva.

 

Planejamento de Recursos

Com base na avaliação inicial, é essencial planejar adequadamente os recursos necessários para manter as instalações. Isso envolve:

  • Orçamento: Estabelecer um orçamento detalhado para manutenção, reparos e melhorias.
  • Alocação de Pessoal: Determinar o número de funcionários necessários para as diversas tarefas de facilities, higiene e limpeza.
  • Calendário de Manutenção: Criar um calendário de manutenção preventiva para evitar falhas e prolongar a vida útil dos equipamentos.

 

Implementação de Tecnologias na Gestão de Facilities

Sistemas de Controle de Facilities

A tecnologia desempenha um papel vital na modernização da Gestão de Facilities. A utilização de sistemas de controle permite uma operação mais eficiente e integrada. Benefícios incluem:

  • Automação de Tarefas: Automatizar tarefas rotineiras de manutenção e limpeza, reduzindo a carga de trabalho manual.
  • Monitoramento em Tempo Real: Monitorar o status dos equipamentos e condições das instalações em tempo real.
  • Análise de Dados: Utilizar dados coletados para tomar decisões informadas e otimizar processos.

 

Software de Gestão de Facilities

O uso de software especializado em Gestão de Facilities pode transformar significativamente a forma como as operações são geridas. As vantagens incluem:

  • Centralização de Informações: Centralizar todas as informações relevantes em um único sistema acessível.
  • Gestão de Tarefas: Facilitar a atribuição e acompanhamento de tarefas de manutenção e limpeza.
  • Relatórios e Análises: Gerar relatórios detalhados que ajudam na análise de desempenho e identificação de áreas de melhoria.

 

Melhores Práticas de Higiene e Limpeza na Gestão de Facilities

Protocolos de Limpeza

Estabelecer protocolos rigorosos de limpeza é essencial para manter um ambiente saudável e seguro. Isso inclui:

  • Frequência de Limpeza: Definir a frequência de limpeza para diferentes áreas, com base no uso e na necessidade.
  • Produtos de Limpeza: Selecionar produtos de limpeza eficazes e seguros para os ocupantes e o meio ambiente.
  • Treinamento de Funcionários: Treinar os funcionários nas melhores práticas de limpeza e uso adequado dos produtos.

 

Gestão de Resíduos

A gestão eficiente de resíduos é uma parte crítica da Gestão de Facilities. As melhores práticas incluem:

  • Coleta Seletiva: Implementar sistemas de coleta seletiva para reciclagem e descarte adequado de resíduos.
  • Redução de Desperdício: Promover práticas que reduzam o desperdício de materiais e recursos.
  • Descarte Seguro: Garantir o descarte seguro de resíduos perigosos e eletrônicos, conforme regulamentações ambientais.

 

Manutenção Preventiva e Corretiva

Manutenção Preventiva

A manutenção preventiva é uma prática essencial para evitar falhas e prolongar a vida útil dos equipamentos. Isso envolve:

  • Inspeções Regulares: Realizar inspeções regulares de todos os sistemas e equipamentos.
  • Substituição de Peças: Substituir peças desgastadas antes que causem problemas maiores.
  • Atualizações de Sistema: Manter os sistemas atualizados com as últimas tecnologias e práticas.

 

Manutenção Corretiva

Mesmo com uma manutenção preventiva eficaz, problemas podem ocorrer. A manutenção corretiva envolve:

  • Resposta Rápida: Ter um plano de resposta rápida para lidar com falhas e emergências.
  • Registro de Incidentes: Manter um registro detalhado de todos os incidentes e reparos realizados.
  • Análise de Causa: Analisar as causas das falhas para prevenir ocorrências futuras.

 

Sustentabilidade na Gestão de Facilities

Práticas Sustentáveis

Implementar práticas sustentáveis é cada vez mais importante na Gestão de Facilities. Isso inclui:

  • Eficiência Energética: Adotar tecnologias e práticas que reduzam o consumo de energia.
  • Uso de Recursos Renováveis: Utilizar recursos renováveis sempre que possível, como energia solar.
  • Conservação de Água: Implementar sistemas de conservação e reutilização de água.

 

Certificações Ambientais

Buscar certificações ambientais, como LEED, pode ajudar a demonstrar o compromisso com a sustentabilidade. Benefícios incluem:

  • Reconhecimento de Mercado: Melhorar a reputação da empresa perante clientes e parceiros.
  • Incentivos Financeiros: Acessar incentivos financeiros e benefícios fiscais oferecidos por práticas sustentáveis.

 

Modernize a Gestão de Facilities

A Gestão de Facilities é uma área complexa que exige planejamento cuidadoso, uso de tecnologia e implementação de melhores práticas de higiene e limpeza.

Ao adotar uma abordagem integrada e focada na eficiência, é possível garantir operações mais eficazes, ambientes mais seguros e sustentáveis e uma melhor utilização dos recursos.

Para empresas que buscam aprimorar suas operações de facilities, a Findme oferece um Sistema de Controle de Facilities, Higiene e Limpeza de última geração.

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GPS e QR Code

Operação em Tempo Real: Controle com GPS e QR Code Integrados. Configure pontos de passagem e mantenha toda equipe conectada com o FindMe.

Checklist’s Personalizáveis

Atividades sob Controle: Checklist’s Adaptáveis para sua Operação. Defina recorrências e execute tarefas sem perder informações essenciais.

Botão de Pânico

Segurança em um Toque: Botão de Pânico Integrado detecta inatividade e notifica supervisores em tempo real para resposta imediata

Relatórios Inteligentes

Transparência que Impressiona: Relatórios Detalhados e Inteligentes. Personalize dados por local, região, atividade e eficiência, aumentando a credibilidade da empresa.

Supervisão em Tempo Real

Controle Total na Palma da Mão: Supervisão Remota em Tempo Real. Reduza custos, mensure operações e melhore a comunicação para garantir transparência.

Gestão de Ocorrências

Atenção Sem Complicações: Workflow de Demandas Simplificado. Gerencie e encaminhe solicitações de forma eficiente, notificando responsáveis para uma gestão tranquila.

Confira tudo que você tem na FindMe

Supervisão FindMe

Esse aplicativo permitirá um controle remoto das operações para seu supervisor, além de facilitar todo o roteiro e registro das suas visitas.

Localizador FindMe

Esse aplicativo será a principal ferramenta de trabalho de seu posto de serviço, substituindo do bastão de rondas ao livro de ocorrências.

Envio de eventos

A qualquer momento, sua equipe do posto pode reportar eventos com fotos e descrições, que podem variar de registros a solicitações.

Notificações em tempo real

Seus supervisores e gestores podem receber notificações em tempo real, via aplicativo ou e-mail, do que está ocorrendo em seus respectivos postos.

Check-list personalizados

Para cada operação você pode cadastar diversos check-list que podem ser aplicados para instruções de rondas, limpeza, bombeiros, checagens de material carga e diversos registros.

Controle de visitas de supervisão

Estruture regiões, roteiros e supervisores para realizar visitas em seus clientes, controlando com G

Sempre alerta

Garanta a segurança e integridade do seu posto com as funções de Seletiva e Acorda Vigia, realizando uma troca de senha e contra-senha automática com o posto.

Rastreamento

O celular do posto estará sendo monitorado a cada segundo e poderá registrar check-ins por GPS, QR Code e Beacons (Bluetooth), permitindo o rastreament

Integrações com central de alarmes

Todos os alertas da FindMe também podem chegar em tempo real nos sistemas de alarme Sigma e Moni.

Localizadores

Após ler um QR Code, todos os seus celulares serão monitorados em tempo real e reportaremos para você sua inatividade.

Atividades programadas

Programe atividades com horários de início e fim, em horários específicos, ideal para controle de rondas, confirmações de posto e limpezas de escritório.

Central de monitoramento

Em tempo real é possível receber diversos alertas e eventos de sua operação, tratando, alterando e enviando para os clientes através de nossa central.

Registro de ocorrências

A qualquer momento, sua equipe poderá enviar ocorrências, registrando sua prioridade, tipo pré determinado, fotos e descrições em texto.

Atividades avulsas

Cadastre atividades sem horário específico, com frequência diária, semanal, quinzenal, mensal ou anual. Ideal para checagem de equipamentos, postos muito movimentados e diversas aplicações.

Tempo mínimo de atividade

Determine um tempo mínimo para a realização das atividades e seja alertado caso não seja cumprido como o programado.

Atividades manuais ou automáticas

As atividades podem ser realizadas sem interação com o aplicativo, com o celular no bolso e detecção automática de checkins. Ou manualmente, interagindo com o aplicativo a cada ponto e check-list.

Dashboard

Além do controle visual via Google Maps, em nossa tela principal mostramos os indicadores de eficiência de atividades e conformidade de check-list para cada uma de suas operações, permitindo uma percepção rápida de quem precisa de atenção

Relatório de Local ou Região

Sintetizamos sua operação em gráficos e indicadores de eficiência, comparando check-lists, turnos, postos e funcionários.

Relatório de Atividades

Apresentamos os detalhes de cada atividade: duração, check-ins, checklists, justificativas, eventos com fotos, funcionário responsável e muito mais.

Relatório de Eventos

Filtre com extrema especificação os eventos de sua operação, desde ocorrências à solicitações de material, acompanhando o status de cada tratativa.

Relatório de visitas de supervisão

Saiba com detalhes como foi cada visita realizada por sua equipe: duração, checklists e eventos.

Métricas de visitas de supervisão

Tenha uma visão global de suas regiões, roteiros e supervisores, comparando a percentagem de visitas realizadas, duração média e inconformidades de check-list.

Relatório de Sempre Alerta

Saiba a quantidade de alertas trocados com o posto e sua eficiência de retorno de maneira inteligente.

Relatório de Alertas de Pânico

Tenha registrado todos os pânicos disparados por cada um de seus postos

Envio de eventos

Em cada visita, sua equipe poderá reportar eventos como: ocorrências, solicitações e avisos.

E-mails de resumo diário

Caso queira uma gestão mais resumida, sua equipe e cliente podem receber diariamente um e-mail com um resumo inteligente de determinadas operações.

Módulo confirmação de posto

Realize o controle em tempo real da chegada de suas equipes aos postos, junto com check-lists de equipe, material carga, uniforme e entre outras informações.

Locais e pontos

É possível cadastrar todos os locais e pontos internos remotamente, diretamente no mapa de satélite, de maneira simples e rápida.

Atividades

Crie diversos tipos de atividades para cada posto, diversifi cando os postos, durações e check-lists em cada uma delas.

Usuários

Forneça acesso ao seu gerente, supervisor, coordenador, central de monitoramento e até para o cliente fi nal, todos com suas devidas restrições.

Botão de pânico

Sempre que estiver em alguma posição de perigo, seu posto pode acionar o alerta de pânico por movimento do celular ou botão no aplicativo.

Tipos de eventos

Cadastre os tipos de eventos que quer monitorar e tratar em seus postos de serviço.

Feriados

Adapte as programações de acordo com feriados nacionais, estaduais e até municipais.

Integrações

Todas as integrações da plataforma são de fácil manutenção e gestão, onde você pode controlar cada alerta.
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