A digitalização transformou inúmeros processos nas empresas, e entre eles está o livro de ata digital, um recurso fundamental para otimizar o registro e análise de eventos, atividades e ocorrências.

Com a solução da FindMe, a gestão de atas deixa de ser um processo manual e demorado, reduzindo custos e aumentando a segurança. Esqueça a necessidade de armazenamento físico, perda de tempo em busca de informações ou dificuldades para comprovar dados em situações críticas, como causas trabalhistas. O livro de ata digital é a solução prática, rápida e inteligente para uma gestão de registros robusta e precisa.

O livro de ata digital permite o registro de informações essenciais de forma instantânea e centralizada, integrando funcionalidades exclusivas que fazem toda a diferença no controle e na documentação de dados operacionais. Veja como essa inovação pode transformar a rotina de empresas que lidam com segurança, facilities e manutenção de ativos.

Por que adotar o livro de ata digital Findme?

Optar pelo livro de ata digital da FindMe é uma escolha estratégica para empresas que buscam otimizar seu tempo e recursos financeiros. Empresas que ainda utilizam livros ata físicos enfrentam custos elevados com armazenamento, retrabalho para garantir a consistência de informações e dificuldades de acesso e busca de registros. Com a versão digital, todos esses problemas são minimizados ou eliminados.

Além disso, a digitalização dos livros de ata traz transparência e segurança, oferecendo registros detalhados que podem incluir documentos, fotos e outras comprovações relevantes, facilitando auditorias e verificações internas e externas. Esta solução é especialmente importante para quem precisa garantir a integridade e a autenticidade de dados que respaldam decisões empresariais e atendem a requisitos legais.

Conheça a seguir algumas funcionalidades exclusivas do livro de ata digital da FindMe.

Registros centralizados e automação de demandas: saiba como funciona o livro de ata digital

No livro de ata digital da FindMe, todos os registros são feitos diretamente no sistema, garantindo segurança e precisão. A centralização das informações elimina o retrabalho e evita problemas como perda ou extravio de documentos. Esta centralização também facilita a gestão, pois todos os registros são digitalizados e organizados, prontos para serem acessados a qualquer momento.

Cada registro pode originar demandas automáticas – uma funcionalidade que permite gerar ações a partir de eventos ou atividades inseridas no livro de ata. Por exemplo, uma ocorrência registrada pode automaticamente acionar o setor responsável para uma resposta ou solução, de acordo com o SLA definido pela empresa. Essa automação garante agilidade na resolução de problemas e evita que informações críticas fiquem esquecidas em registros inativos.

Para mais detalhes sobre como a FindMe permite monitorar operações com precisão, veja também nossa página sobre software de controle de rondas.

Gestão de eventos e ocorrências esporádicas

A área de eventos do livro de ata digital é destinada ao registro de ocorrências não programadas, mas que precisam ser acompanhadas e analisadas. Esses registros são essenciais em operações que lidam com segurança e facilities, pois documentam incidentes que podem impactar diretamente a segurança dos colaboradores e a integridade dos ativos da empresa.

Além do registro textual, o livro de ata digital permite a inclusão de fotos e documentos que comprovam a veracidade dos eventos, gerando um histórico detalhado e de fácil acesso para análises futuras. Esta funcionalidade também facilita a elaboração de relatórios que podem ser apresentados em auditorias e reuniões de gestão, aumentando a confiabilidade das operações.

Segurança e seletiva: controle de acesso e proteção para colaboradores

A segurança dos colaboradores é uma prioridade, e o livro de ata digital da FindMe integra uma função de seletiva que adiciona uma camada extra de proteção. A seletiva funciona como uma senha que o colaborador deve confirmar para assegurar que está seguro. Caso algo anormal aconteça, o colaborador pode utilizar uma contrassenha de pânico, que aciona um alerta imediatamente para a equipe responsável.

Essa funcionalidade é especialmente útil em atividades de segurança e em locais de alto risco, garantindo que a equipe tenha um método prático e confiável para relatar situações de emergência. Ao adotar a FindMe, sua empresa poderá monitorar a segurança de seus colaboradores em tempo real, promovendo um ambiente de trabalho mais seguro e protegido.

Benefícios do livro de ata digital na gestão de segurança e facilities

A implantação do livro de ata digital oferece vantagens competitivas significativas para empresas de segurança e facilities, proporcionando economia, agilidade e controle. Os principais benefícios incluem:

• Redução de custos: eliminação de custos com armazenamento físico e substituição de papéis e materiais impressos.
  
  
• Agilidade no acesso a informações: com a digitalização, o tempo de busca por registros é drasticamente reduzido, facilitando o acesso a dados para auditorias e comprovações.
  
  
• Automação de processos: a partir do livro de ata digital, demandas e ações corretivas podem ser iniciadas automaticamente.
  
  
• Segurança aprimorada: registro de ocorrências com fotos e documentação de apoio, evitando fraudes e garantindo a integridade dos dados.
  
  
• Confiabilidade em causas trabalhistas: dados documentados e acessíveis para fins legais, garantindo que a empresa tenha provas precisas em casos de disputas ou reclamações.

A FindMe oferece mais do que um sistema de registro: ela disponibiliza uma plataforma integrada e personalizada para a gestão completa de operações em segurança e facilities.

Comece a transformação com o livro de ata digital Findme

A digitalização dos registros operacionais, com o livro de ata digital da FindMe, é uma escolha inteligente e segura. Mais de 300 empresas na América Latina já aderiram à transformação digital em suas operações, e sua empresa pode fazer parte dessa evolução.

Quer saber como o livro de ata digital pode facilitar o seu dia a dia? Agende agora uma demonstração do software FindMe para rondas, facilities e limpeza e descubra todas as possibilidades que essa ferramenta oferece para otimizar e revolucionar a sua gestão.