O problema que muitas operações ainda não enxergam
Quando se fala em gestão de Facilities, grande parte das empresas foca nos custos mais evidentes: contratos de limpeza, segurança, manutenção, recepção e serviços terceirizados.
Mas existe uma camada menos visível da operação que frequentemente passa despercebida: os custos invisíveis gerados por falhas operacionais, processos manuais, visitas desnecessárias em postos ou sem antecipação de demandas e falta de controle sobre a execução das atividades.
Esses custos não aparecem imediatamente nas planilhas financeiras, mas impactam diretamente:
- A eficiência da operação;
- O tempo das equipes;
- A qualidade dos serviços prestados;
- A segurança das informações;
- A rentabilidade dos contratos;
Com o aumento da complexidade das operações e das exigências de compliance e auditoria, ignorar esses fatores pode gerar perdas significativas ao longo do tempo.
Neste artigo, vamos explorar alguns dos principais custos invisíveis na gestão de facilities e como a tecnologia pode ajudar a reduzir esses impactos.
1. Falta de visibilidade sobre a execução dos serviços
Um dos maiores desafios na gestão de serviços terceirizados é garantir que as atividades realmente estejam sendo executadas conforme o planejado.
Em muitas operações, o controle ainda depende de:
- Checklists em papel;
- Assinaturas manuais;
- Registros dispersos em planilhas;
- Comunicação informal entre equipes;
Esse modelo cria uma série de problemas:
- Dificuldade de comprovar execução;
- Retrabalho em auditorias;
- Falta de histórico confiável;
- Baixa visibilidade para gestores;
Além disso, quando não existe evidência clara da execução dos serviços, empresas podem enfrentar glosas contratuais, questionamentos de clientes e até multas operacionais.
Plataformas digitais como a FindMe permitem registrar atividades em tempo real diretamente no smartphone da equipe, criando evidências digitais que comprovam a execução dos serviços e reduzem riscos operacionais.
2. Excesso de equipamentos operacionais
Outro custo invisível bastante comum em operações de facilities está relacionado ao uso de múltiplos equipamentos para atividades que poderiam ser centralizadas.
Em muitas empresas, profissionais utilizam simultaneamente:
- Rádios comunicadores;
- Câmeras fotográficas;
- Tablets;
- Formulários impressos;
- Equipamentos específicos para registro de atividades;
Esse modelo gera diversos custos indiretos, como:
- Aquisição e manutenção de equipamentos;
- Reposição de dispositivos;
- Logística de distribuição;
- Dificuldades de integração entre ferramentas;
Com a digitalização das operações, boa parte dessas atividades pode ser concentrada em um único dispositivo: o smartphone.
Com soluções como a FindMe Connect, equipes conseguem registrar tarefas, evidências, ocorrências e comunicação operacional diretamente no celular, reduzindo a necessidade de múltiplos equipamentos no campo.
3. Custos com armazenamento e gestão de documentos físicos
Outro ponto frequentemente negligenciado na gestão de facilities é o custo associado ao armazenamento de documentos físicos.
Livros de ocorrência, livros de atas, formulários de inspeção, relatórios operacionais e checklists impressos geram uma série de impactos operacionais:
- Necessidade de espaço físico para armazenamento;
- Risco de perda ou deterioração de documentos;
- Dificuldade para localizar informações antigas;
- Tempo gasto em auditorias e revisões documentais;
Além disso, a gestão manual de registros aumenta significativamente o risco de inconsistências e falhas de documentação.
A digitalização desses registros permite centralizar todas as informações operacionais em um ambiente seguro e facilmente acessível.
Com a FindMe, é possível ter registros operacionais sendo armazenados digitalmente, com histórico estruturado e acesso rápido para consultas e auditorias.
4. Ineficiência no controle de equipes distribuídas
Operações de facilities frequentemente envolvem equipes distribuídas em diferentes áreas, turnos ou unidades.
Quando não existe um sistema estruturado de acompanhamento, gestores acabam enfrentando dificuldades para responder perguntas básicas como:
- Quais atividades foram executadas no turno anterior;
- Quais ocorrências aconteceram durante o dia;
- Quais tarefas estão pendentes;
- Quais serviços precisam de atenção imediata;
Essa falta de visibilidade gera desperdício de tempo, falhas de comunicação e aumento do retrabalho.
Soluções digitais permitem centralizar as informações da operação e oferecer visibilidade em tempo real para gestores e supervisores, facilitando o acompanhamento das atividades e melhorando a tomada de decisões.
5. Multas, glosas e riscos contratuais
Em contratos de facilities, especialmente em setores como hospitais, shoppings, indústrias e grandes empresas, a comprovação da execução dos serviços é fundamental.
A ausência de registros confiáveis pode gerar:
- Glosas contratuais
- Penalidades operacionais
- Questionamentos em auditorias
- Perda de credibilidade com clientes
A capacidade de gerar evidências claras da execução das atividades se torna um diferencial competitivo para empresas prestadoras de serviços.
Com registros digitais, histórico de atividades e evidências fotográficas, é possível comprovar a execução dos serviços com mais segurança e transparência.
Foi assim que a gigante G4S evitou mais de R$ 2 milhões em multas e glosas contratuais, usando FindMe.
Como a tecnologia ajuda a reduzir custos operacionais em Facilities
A transformação digital no setor de facilities vem justamente para resolver grande parte desses desafios.
Ao estruturar processos operacionais e registrar atividades em tempo real, plataformas digitais ajudam empresas a reduzir custos invisíveis e melhorar a eficiência da operação.
Entre os benefícios mais relevantes estão:
- Redução de equipamentos operacionais, concentrando atividades no smartphone
- Eliminação de registros em papel e livros físicos
- Redução de custos com armazenamento de documentos
- Maior controle sobre execução de serviços
- Geração de evidências para auditorias e contratos
- Redução de glosas e penalidades operacionais
Além disso, algumas soluções oferecem modelos flexíveis de implementação, como a possibilidade de locação de smartphones modernos com seguro, facilitando a padronização da operação sem exigir grandes investimentos iniciais em equipamentos.
No caso da FindMe, a plataforma foi desenvolvida justamente para conectar equipes de campo, supervisores e gestores em um único ambiente de controle operacional, transformando atividades do dia a dia em dados estruturados.
Sua empresa vai continuar no passado?
A gestão eficiente de facilities vai muito além do controle de contratos e serviços.
Grande parte das perdas operacionais acontece em processos que passam despercebidos no dia a dia: registros manuais, falta de evidências, excesso de equipamentos e dificuldades de comunicação entre equipes.
Ao digitalizar processos e estruturar a operação com apoio de tecnologia, empresas conseguem reduzir significativamente esses custos invisíveis, melhorar a transparência da operação e aumentar a eficiência dos serviços prestados.
Em um cenário cada vez mais orientado por dados e eficiência, investir em soluções que tragam visibilidade e organização para a operação deixa de ser apenas uma melhoria operacional e passa a ser uma estratégia fundamental para a competitividade no setor de Facilities.
Referências
- International Facility Management Association (IFMA) – FM Pulse Report
https://www.ifma.org/news/whats-new-at-ifma-new/ifma-simplar-foundation-release-fm-pulse-report/ - IFMA & Autodesk – Optimizing Building Management with a Lifecycle Approach
https://knowledgelibrary.ifma.org/optimizing-building-management-with-a-lifecycle-approach/ - JLL – Global State of Facilities Management Report
https://www.buildings.com/industry-news/article/55328798/jll-releases-global-state-of-facilities-management-report-2025-what-fm-leaders-must-know - JLL Research – Technology and Efficiency in Facilities Management
https://www.buildings.com/smart-buildings/press-release/55142142/jll-cre-decision-makers-increasingly-depending-on-fm-software-technology-for-efficiency
