Como otimizar processos com uma gestão inteligente
Saiba como é possível otimizar os processos com uma gestão inteligente de operações de segurança e facilities.
Gestão remota de operações foi o tema de uma das lives que FindMe realizou em parceria com Teanes Silva, especialista em gestão de segurança privada e riscos. Na transmissão, nosso CEO, Gabriel Ranyer, falou sobre a realidade das empresas, as formas de aplicar a uma gestão inteligente e como ela pode otimizar os processos e resultados operacionais.
Portanto, preparamos um artigo com os principais assuntos conversados durante a live, que com certeza trarão muitos insights para sua empresa. 👇
O que você verá aqui:
A gestão remota já vinha ganhando força em diversos segmentos do mercado, porém com a pandemia da Covid-19 e a necessidade de distanciamento social, muitas empresas se viram obrigadas a aderir a esse modelo de gestão.
Quando observamos de forma específica o mercado de segurança e facilities isso não foi diferente. Dessa forma, as empresas precisaram buscar soluções que permitissem uma gestão inteligente e atendessem a essas necessidades.
Porém antes de falarmos sobre a supervisão remota em si e como ela ajuda na melhoria dos processos, é importante analisarmos, de forma breve, o contexto que o mercado de segurança e facilities está inserido.
Além dessa contextualização, neste conteúdo você vai encontrar a maneira como a maioria das empresas realizam a gestão das operações atualmente, por onde começar, o motivo delas aderirem à supervisão remota e muito mais.
Com certeza ao terminar de ler este conteúdo você terá uma visão ainda mais aprofundada sobre o assunto.
Boa leitura!
Como as empresas realizam uma gestão inteligente de operações hoje?
No tópico anterior, comentamos que muitas empresas ainda lançam mão de processos e ferramentas defasadas e que não agregam valor ao serviço. Para analisarmos melhor esse cenário precisamos levar em consideração três pontos: pessoas, processos e tecnologias.
Antes de detalharmos um por um, vale destacar que não estamos afirmando que todas as empresas se comportam dessa maneira, apenas que esse ainda é um recorte amplo do nosso cenário.
Pessoas
De modo geral as empresas possuem pessoas demais no setores, profissionais mal alocados, bases com milhares de postos desconectados.
Vemos profissionais que trabalham com uma distribuição de metas ineficiente, ou que muitas vezes nem existem. Vigilantes e supervisores que operam sem indicadores para nortear e consequentemente os gestores não tem como medir os trabalhos desenvolvidos
Outro ponto que também interfere de forma negativa nos resultados é a não qualificação dos profissionais. Realidade essa que poderia ser sanada pelas próprias empresas, porém poucas se preocupam com esse aspecto. A partir de ações educacionais como treinamentos, cursos e palestras é possível contar com profissionais qualificados e atualizados constantemente.
Processos
Neste ponto, é muito comum vermos a ausência de processos, ou até mesmo de mapeamento desses processos. Ainda que a gente perceba alguma evolução, faltam muitos passos para que a maioria perceba que apenas digitalizar um documento não é suficiente.
Vale ressaltar, como falamos na live, que o problema em si não é a ausência de processos, mas sim a não atualização deles. Muitas vezes são os mesmos há 20 anos!
Outro ponto que acontece com frequência são as decisões centralizadas, o que acaba atrasando os processos e as operações em si.
Analisar esses processos é importante para vermos o que é necessário mudar, o que pode ser delegado e as mudanças operacionais dos postos.
Na maioria das vezes, esses processos citados são muito onerosos, lentos, com muitas pessoas e repetitivos. Por exemplo, visitas semanais para check-lists são atividades que muitas vezes incham a operação e não proporcionam resultados reais e nem conhecimento real dos postos de trabalho.
Tecnologias
Quando o assunto são as ferramentas, muitas das empresas trabalham com tecnologias defasadas, sem análise de dados e não mensura resultados
Um instrumento utilizado há muito tempo é o bastão de ronda, uma tecnologia offline, que tem vários entraves e ineficiências operacionais.
Quando ele é utilizado, as rondas são revisitadas, muitas vezes apenas uma vez por mês, perdendo o tempo hábil para solução dos problemas. Isso acaba desatendendo o SLA estabelecido, gerando problemas operacionais e de relacionamento com o cliente.
Além disso, o bastão de ronda não oferece informações completas, não gera dados qualitativos para serem analisados. Mesmo os bastões de ronda que são online, os relatórios oferecidos não são completos e nem de fácil análise.
A análise de inconformidades com fotos e texto ajuda na gestão do patrimônio, e esse tipo de ocorrência não fica registrada no bastão de ronda ou rastreador. Sendo assim, essas ferramentas não têm a gestão qualitativa do posto.
Outro ponto também, é a utilização dos livros de ocorrências manuais, que precisam ser guardados por pelo menos cinco anos. Uma prática muito forte do mercado é olhar os livros e relatórios fixos apenas em versão impressa e estática, sem que exista um dashboard em constante atualização.
Porém, quando falamos sobre supervisão de operações, ela precisa ser acompanhada por indicadores em tempo real. Além disso, o andamento do processo precisa ser verificado para que gargalos sejam identificados o mais rápido possível e as metas comprovadas para saber quais as melhores decisões a tomar.
Então, quando os relatórios são analisados apenas uma vez por mês e de forma analógica, os problemas que estão registrados já passaram e muitas vezes não podem mais ser solucionados.
Quero ter uma gestão inteligente, por onde começar?
Como vimos até aqui, a supervisão remota das operações é sem dúvidas um caminho necessário para que uma empresa conquiste melhores resultados operacionais, de pessoas e até comerciais. Assim, conseguirá entregar uma gestão inteligente com valor para o cliente.
Porém, antes de contratar serviços e ferramentas para aplicar esse modelo de gestão é importante levar em consideração duas etapas.
A primeira é entender como a sua empresa está hoje, analisar cuidadosamente o cenário atual dela. Isso porque não é possível mudar, ou aperfeiçoar algo, se você antes não tem conhecimento de como esse algo está.
Uma forma interessante de verificar como sua empresa está é realizando dois mapeamentos: o de cultura e o de processos.
No mapeamento de cultura, existem várias metodologias que podem ser aplicadas, nele você que é gestor ou até mesmo dono da empresa, vai ter conhecimento do que acontece no dia a dia, tudo aquilo que movimenta a sua organização.
Vamos imaginar que você fez esse mapeamento e identificou que a cultura da sua empresa não tem a presença das tecnologias no cotidiano, então, antes de pensar em introduzir novas tecnologias, será necessário buscar formas de mudar a cultura da empresa.
O segundo ponto, é o mapeamento de processos, afinal, como você vai otimizar processos, se ainda não tem eles definidos? É importante seguir três passos: mapear, modelar e melhorar.
Depois de realizar esses mapeamentos é hora de executar os projetos de melhorias de gestão. Neste ponto, temos uma dica! Comece pequeno, não busque soluções gerais e a curto prazo. É importante seguir um planejamento prático e gradativo.
No próximo tópico vamos falar um pouco mais sobre essa relação da tecnologia com os processos.
Tecnologia x Processos
“A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência”.
Essa afirmação foi dita por Bill Gates, fundador da Microsoft, um dos homens mais ricos do mundo e uma das mentes mais brilhantes da história. A usamos para mostrar e fortalecer a ideia de que não adianta sua empresa investir apenas em tecnologia e deixar os processos de lado.
Para que as ferramentas tecnológicas realmente façam a diferença é essencial que haja processos bem definidos previamente e que esses processos sejam conduzidos por profissionais capacitados.
As soluções oferecidas pela FindMe, por exemplo, podem proporcionar bons resultados na supervisão remota desde que tudo esteja alinhado: pessoas, processos e tecnologia.
Como inserir os vigilantes em um contexto de gestão inteligente e remota?
É muito importante que a barreira da tecnologia seja quebrada. É fundamental a qualificação e a cultura da empresa, de modo que ela esteja adepta ao novo, desmistificando a ideia da tecnologia como inimiga do trabalho dos vigilantes, e mostrando que ela veio para ajudar ainda mais o trabalho deles.
Por isso é importante observarmos esses dois pontos, sempre associando a qualificação técnica à cultura da empresa. Caso contrário, dificilmente essa empresa terá sucesso com uma boa supervisão remota.
Por exemplo, a empresa Haganá, cliente FindMe, que atua na área de segurança patrimonial, possui um centro de treinamento, onde expõe todas as tecnologias. Com isso, quando um vigilante ou colaborador novo chega, ele passa por esse centro e conhece todas as tecnologias e ferramentas que serão utilizadas no dia a dia.
Essa inserção da tecnologia faz parte de todo onboarding do colaborador. Antes de atuar diretamente nos postos, ele é qualificado e preparado para lidar com as tecnologias e processos de supervisão remota.
Como medir o trabalho de um vigilante?
As formas de medir a qualidade do serviço de um vigilante podem ser diferentes. Tudo depende das ferramentas que estão sendo utilizadas pelo gestor.
Por exemplo, utilizando a FindMe o gestor poderá fazer esse acompanhamento a partir de um indicador de eficiência, norteado por um controle de atividades. Ou seja, o colaborador recebe um check-list de atividades, com prazo e a forma de executá-lo, e a medida em que vai desempenhando o trabalho, esse indicador de eficiência é gerado e enviado ao gestor.
Esse índice de eficiência é exemplificado por ser somado a assiduidade, valores e outros números, para analisar de forma mais completa essa eficiência do profissional. É importante não levar em consideração apenas um número, mas sim a soma e análise de vários.
Uma dica: defina quais são os pilares de avaliação da sua equipe. Veja o que faz sentido ser acompanhado e melhorado constantemente.
Antes de todos os aspectos técnicos e operacionais que precisam ser levados em consideração, um gestor precisa ter conhecimento de como a sua equipe está. Neste caso, estamos falando de forma pessoal, como ele está em relação à empresa.
Afinal, não adianta mensurar toda a parte técnica e não acompanhar a satisfação dos colaboradores que são responsáveis por tudo correr bem.
O assunto é extenso, mas sem dúvida muito importante e rico. A supervisão remota pode otimizar toda a operação da sua empresa de segurança e de facilities, em diversos aspectos.
Colocando em prática os pontos citados neste conteúdo e lançando mão de ferramentas tecnológicas como a FindMe, com certeza otimizações e resultados positivos serão observador por você e sua equipe em pouco tempo. .
Se você quiser saber mais como a FindMe já tem feito a diferença no mercado há 5 anos, basta entrar em contato conosco que será um prazer conversar com você!
Continue acompanhando nosso conteúdo, siga a FindMe no LinkedIn.
Até a próxima!
